Vilka kunskaper är bra att ha

Lång tid sedan Mad Men - men många
uppgifter är desamma

Sekreteraryrket är ett gammalt traditionellt yrke. Precis som man vet exakt hur en sekreterare ska vara klädd (tror man) så vet många exakt vad en sekreterare gör. Vilka huvuduppgifter hen har.
Vilka är då de traditionella uppgifterna?

Skrivmaskinskunskap. Ingen skriver på maskin längre men ordbehandling använder de flesta. Dock med skiftande kunskap. Att peta fram ett meddelande på fyra fem rader på en kvart. Det kan inte kallas kunskap. En sekreterare bör kunna skriva långa dokument hyfsat snabbt och med snygg uppställning.

Organisera ett cocktailparty som i Mad Men. Nja. Inte stå och servera cocktails direkt men naturligtvis behöver vi ha kunskap om hur man arrangerar ett event. Att ordna möten, konferenser, middagar och resor är en stor del av arbetet. Ledstjärnan ska vara att vid event ska allt flyta på lätt för deltagarna.

Ta chefens telefonsamtal. Det är en viktig uppgift men idag kanske vi inte tar alla samtal. Då cheferna ofta har mobilen med sig. Men den fasta telefonen är ofta överkopplad till oss sekreterare. Det ringer så mycket olika människor idag som ska sälja in olika saker och inte ser skillnad på ett stort och ett litet företag, alla frågar efter VD:n. Då är en så kallad grindvakt bra att ha. En som sorterar bort samtal från chefen och fördelar dem till rätt person eller löser samtalen själv.

Arbetspool. Att vara en avlastande funktion på kontoret för både chefer och andra medarbetare är en viktig del av jobbet. Att se till att det mesta flyter. Samt att samarbeta med andra assistenter på företaget och på andra företag är en viktig funktion. Både för det egna arbetet men också för att bidra till en bättre arbetssituation för chefen.

Grunden för arbetet är att frigöra tid och underlätta arbetet för cheferna.

Hoppas många kommer på vår lunch idag. Kram på er Maria